Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

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• Obligación de expedir factura.
• Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
• Expedición por terceros.
• Contenido de la factura.
• Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
• Especificidades de la factura electrónica.
• Plazos.
• Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
• Regímenes especiales.
• Conservación.

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

• La legibilidad de la factura.
• La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
• La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

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Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

• Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

• Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

• acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
• reducir errores humanos;
• eliminar costes de impresión y envío postal;
• facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
• reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
• mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
• facilitar la lucha contra el fraude;
• subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
• y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:

• su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
• su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
• la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.

Hay tres formas de expedir facturas electrónicas:

• Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos. Este programa puede estar instalado en mi ordenador o acceder a él a través de Internet.
• Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
• Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente «autofacturación»).

No, tendrá que asegurarse de que el programa informático o el servicio de facturación puede crear facturas con unos requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura electrónica.

No, el destinatario debe dar su consentimiento para que se le puedan enviar facturas electrónicas.

El consentimiento del receptor de la factura depende del tipo de receptor:

• En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de ésta.
• Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor tiene que ser expreso (artículo 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre). No obstante, el consentimiento expreso no tiene por qué ser específico. Esto significa que la recepción de facturas electrónicas puede ser una condición más del contrato que firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptará recibir facturas electrónicas cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer con detenimiento las cláusulas de los contratos porque la recepción de facturas electrónicas puede ser una de ellas.

La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir los demás requisitos de cualquier factura.

El medio de expedición de la factura , sea electrónica o en papel, debe garantizar los siguientes requisitos desde su expedición y durante todo el periodo de conservación :

Legibilidad

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

Autenticidad del origen de la factura

Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

Integridad del contenido de la factura

Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos. No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura, sea electrónica o en papel, podrá garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del proveedor de los bienes o prestador de los servicios.

Estos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

No obstante, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:

• Mediante firma electrónica.
• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
• Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante firma electrónica podrá usar cualquiera de los dos siguientes tipos de firma electrónica:

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.

• Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma (denominada también firma electrónica reconocida).

En ambos casos, necesitará disponer de un certificado electrónico reconocido.En esta página web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo puede encontrar las empresas y organismos públicos que facilitan certificados electrónicos reconocidos. Tenga en cuenta que es muy probable que usted ya tenga un certificado electrónico reconocido. Por ejemplo:

• Con motivo de las notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria ( Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre).
• El DNI electrónico.

El programa informático de facturación electrónica o el prestador de servicios de facturación electrónica le indicará si puede emplear esta opción para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica , y cómo usar su certificado electrónico reconocido para este fin.

En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero) que emplee firma electrónica, será este el que firme electrónicamente sus facturas.

Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica medianteintercambio electrónico de datos (EDI), el acuerdo relativo a este intercambio habrá de prever la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) será preciso previamente comunicarlo a laAgencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y obtener su validación.

Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en laLey 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:

• Legibilidad
• Autenticidad en el origen de la factura.
• Integridad del contenido de la factura.

También debe garantizarse el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas, se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.

No, las facturas electrónicas:

• En las relaciones con consumidores y usuarios
• Destinadas a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

No podrán pagarse mediante adeudo domiciliado ni llevar aparejada ejecución.

¿Puedo instar al pago de una factura electrónica mediante el ejercicio de una acción ejecutiva?

Una factura electrónica llevará aparejada ejecución si se cumplen los siguientes requisitos:

• Que exista un acuerdo firmado previo entre las partes por el que la parte deudora acepta dotar de eficacia ejecutiva a cada factura y en el que se

hace referencia a la relación subyacente que haya originado la emisión de la factura.

• Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este acuerdo.
• Que en la factura electrónica figure su carácter de título ejecutivo.
• Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios.
• Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

La falta de pago de la factura que reúna estos requisitos faculta al acreedor para instar su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva de las previstas en el artículo 517 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

El tratamiento de la factura electrónica como un título ejecutivo ahonda en el artículo 17.4 de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista, que preveía la emisión de un título ejecutivo para cobrar las facturas correspondientes a compras de productos que no sean frescos o perecederos ni de alimentación y gran consumo, a partir del 61° día de entrega de las mercancías. Si la factura es electrónica y cumple los requisitos anteriores, no será necesario esperar 60 días para otorgar un título ejecutivo, pues esa virtualidad la tendrá la factura desde su emisión (aunque no será un título cambiario, como el que prevé el artículo 17.4 de la Ley 7/1996, de 15 de enero).

Sí, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen estas obligaciones específicas independientemente del:

• tamaño de su plantilla
• volumen anual de operaciones.

No obstante, están exoneradas de estas obligaciones, cuando la contratación NO se haya llevado a cabo por medios electrónicos, las empresas que prestan:

• Servicios de agencia de viajes.
• Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
• Actividades de comercio al por menor.

¿Hay empresas que tengan unas obligaciones específicas en relación con la factura electrónica?

Tienen unas obligaciones específicas en materia de factura electrónica las empresas que operen en los siguientes  sectores económicos (denominados servicios al público en general de especial trascendencia económica):

• Servicios de comunicaciones electrónicas a consumidores.
• Servicios financieros destinados a consumidores, que incluirán los servicios bancarios, de crédito o de pago, los servicios de inversión, las operaciones de seguros privados, los planes de pensiones y la actividad de mediación de seguros.
• Servicios de suministro de agua a consumidores.
• Servicios de suministro de gas al por menor.
• Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales.

Y sólo en el caso de que la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos:

• Servicios de agencia de viajes.
• Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea.
• Actividades de comercio al por menor.

¿A partir de qué fecha tendrán estas obligaciones específicas?

Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán las obligaciones específicas que se describen a continuación a partir del 15 de enero de 2015.

¿Qué obligaciones específicas tendrán a partir del 15 de enero de 2015?

Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tendrán, a partir del 15 de enero de 2015, las siguientes obligaciones específicas:

• Enviar facturas electrónicas en sus relaciones con empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.
• Facilitar acceso a los programas necesarios para que los usuarios puedan leer, copiar, descargar e imprimir la factura electrónica de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
• Habilitar procedimientos sencillos y gratuitos para que los usuarios puedan revocar el consentimiento dado a la recepción de facturas electrónicas en cualquier momento.
• Facilitar al cliente la consulta de sus facturas por medios electrónicos durante un período de al menos 3 años. Este período no se altera porque el cliente haya resuelto su contrato con la empresa o revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas. Tampoco caduca por esta causa su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.

¿Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica podrán obligar a sus clientes a recibir facturas electrónicas?

No, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica sólo podrán enviar facturas electrónicas a las empresas y particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.

¿El incumplimiento de estas obligaciones podrá ser sancionado?

Sí, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.

¿Puede una empresa que preste servicios al público en general de especial trascendencia económica cobrar a sus clientes por recibir facturas en papel?

La legislación actual no lo impide que las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica cobren a sus clientes por recibir las facturas en papel.

¿Las facturas electrónicas que emitan las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen que estar firmadas electrónicamente?

Las facturas electrónicas que emitan las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen que cumplir lo dispuesto en la normativa sobre facturación. Entre otras obligaciones, tienen que garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. La firma electrónica es uno de los medios para hacerlo, pero no es el único legalmente válido para ello.

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¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado?

Una factura electrónica podrá pagarse mediante adeudo domiciliado si se cumplen los siguientes requisitos:

• Que el deudor acredite su consentimiento mediante el documento que establece la Ley 16/2009, de 13 de noviembre, de servicios de pago.
• Que en un anexo de la factura electrónica se incluya este documento.
• Que en una extensión de la factura electrónica se incluya la identificación de la cuenta de pago del deudor.
• Que la factura electrónica no se haya emitido a consumidores y usuarios.
• Que la factura electrónica no se haya emitido a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

■ DUDAS FRECUENTES EN RELACIÓN CON LA GARANTÍA DE AUTENTICIDAD DEL ORIGEN Y LA INTEGRIDAD DEL CONTENIDO DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA

¿Es necesario que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?

No es necesario. La firma electrónica garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, pero hay otras formas alternativas de hacerlo. Estas alternativas son: controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta, intercambio electrónico de datos (EDI) y medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

• Si utilizo firma electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica ¿Necesito también los controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta?

No, la firma electrónica es un medio suficiente para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica. Esto no significa que desaparezcan las demás obligaciones de facturación, como mantener la congruencia entre los restantes documentos del contrato y su ejecución.

• ¿Es admisible como factura electrónica un PDF enviado por correo-e, sin firma electrónica?

Lo será, como cualquier otro sistema adoptado, en la medida en que los controles de gestión usuales de la actividad permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca una conexión entre la factura y la entrega de bienes o la prestación de servicios, o se garanticen de algún otro modo la autenticidad, integridad y legibilidad de la factura.

• ¿Las facturas electrónicas tienen que emitirse en formato Facturae 3.2 ó 3.2.1?

No necesariamente. Existen otros formatos de factura electrónica. El formato Facturae 3.2 ó 3.2.1 sólo son obligatorios en las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas.