1.1 INTRODUCCIÓN

En las relaciones con sus proveedores y clientes, los empresarios utilizan unos documentos relacionados con el movimiento de las mercancías y con la forma de pago de las mismas.

Estos documentos se pueden englobar en los dos grupos siguientes :

Documentos de la compraventa :

 Pedido

 Albarán

 Factura

Documentos del pago y el cobro

 Recibo

 Cheque

 Pagaré

 Letra de Cambio

 Tarjeta de crédito

Las operaciones comerciales siguen un proceso completo que empieza con el pedido y finaliza con el pago.
Estas operaciones comerciales conllevan un movimiento de impresos y documentos que formalizan y dejan constancia del intercambio comercial.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA COMPRA-VENTA

Emisión del Pedido Aceptación del Pedido

1.2 DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA COMPRAVENTA

Las operaciones comerciales siguen un proceso completo que empieza con el pedido y finaliza con el pago; estas operaciones conllevan un movimiento de impresos y documentos, que se estudian detalladamente en este apartado.

No existen normas para el diseño de un determinado impreso, por lo cual cada empresa deberá crear sus propios impresos o bien adoptar los que existan en el mercado a sus necesidades.

EL PEDIDO

Cuando en una empresa se detecte la necesidad de artículos, deberá procederse a realizar un pedido.

El pedido puede realizarse de las siguientes formas :

 Por teléfono: para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o un impreso, enviando el original al proveedor, y disponer de copias para contrastar cuando se reciban las mercancías.
 Por fax: es probablemente el medio más utilizado, tanto por su rapidez, como por la constancia que queda de la realización del pedido, mediante el original del fax y el reporte de fax que nos da la máquina.
 Por correo electrónico: utilizado por el momento muy escasamente, se puede utilizar ya con muchas empresas, o bien por fax electrónico, que sería una mezcla del anterior con este, en donde todo son ventajas : menor coste, mayor rapidez, constancia documental del pedido, constancia de la fecha y hora en que se realizó, y a quién se realizó.
Además que el formato de pedido lo podemos tener guardado como plantilla en un tratamiento de textos, con lo cual la confección del pedido es muy rápida.
 Por carta : esta forma de pedido tiene la ventaja de permitir establecer una relación formal con el proveedor, pero tiene el gran inconveniente de la lentitud.

El Impreso :

Los impresos deben contener todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones de compraventa. En general, deberán contener los siguientes datos :

 Membrete del comprador
 Número de orden o referencia
 Fecha de expedición
 Identificación del proveedor (vendedor)
 Dirección donde deben entregarse las mercancías.
 Relación de los artículos solicitados
 Precios unitarios e importes totales y parciales (si se conocen o están establecidos)
 Condiciones y forma de pago
 Condiciones de embalaje, portes y seguros.
 Condiciones especiales
 Referencia a los pedidos efectuados por teléfono, si así se ha hecho.
 Nombre del agente comercial que haya podido intervenir.

El pedido también se puede llamar “propuesta de pedido” (porque en realidad es una propuesta, que hasta que no se acuerden todos los extremos del pedido este no es tal). Un posible modelo de impreso de pedido es el que aparece en la Figura 2.1

 Mediante agente comercial o representante : en multitud de ocasiones, el agente comercial o representante del proveedor, nos visita para “tomar nota” de los artículos que nos interese adquirir de su empresa, por lo tanto es el agente el que rellena el pedido. Dos importantes requisitos a tener muy en cuenta :

1. Hay que quedarse con copia o fotocopia del pedido una vez cumplimentado por el agente.
2. Es preciso comprobar con los datos que tengamos en nuestro poder si el agente nos está respetando los precios y condiciones que se pudieran haber pactado con el proveedor.

Figura 2.1

ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA

Es el documento que acompaña a las mercancías cuando éstas son entregadas. El albarán consta de varias copias, de distintos colores, una de las cuales queda en posesión del vendedor (como justificante de la mercancía entregada), el comprador recibirá dos, de las que deberá devolver una de ellas firmada (la que se queda el vendedor) después de comprobar que la mercancía recibida es la que realmente figura en el albarán y en la copia del pedido. Si la mercancía no es conforme, podrá devolverla o rectificar el albarán. El albarán deberá contener los siguientes datos :

 Nombre, dirección y NIF del vendedor.
 Nombre, dirección y NIF del comprador.
 Lugar de entrega
 Número de albarán, correlativo.
 Número de pedido a que se corresponde
 Fecha de envío, Fecha de entrega.
 Descripción de la mercancía y cantidades.
 Pueden ir valorados o no
 Cumplimentación del conforme de la entrega (firma de quien recibe la mercancía).

Los albaranes sirven de testigo y guía para la confección de las facturas. Un posible modelo de albarán es el que aparece en la siguiente Figura

FACTURA

Documento que acredita legalmente una operación de compraventa.
Documento legal de repercusión del IVA.
La factura se confecciona a partir de los datos que se han consignado en el pedido y albarán.
La obligación de expedir y entregar facturas está regulada de forma rigurosa: RD 1496/2003 y RD 87/2005, que recogen el Reglamento sobre facturación.
Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquéllos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad.
Las facturas han de cumplimentarse en impresos que reúnan todos los requisitos contemplados en el reglamento de facturación.

El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, modifica determinados artículos del Reglamento del IVA, referentes a los libros registros de facturas expedidas y de facturas recibidas, así como aprueba un Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación para ajustarse a la Directiva 2001/115/CEE del Consejo de Europa que España estaba obligada a trasponer a nuestra legislación propia antes del 1 de enero de 2004. El RD 87/2005 modifica algunos aspectos del RD 1496.

1. EXPEDICIÓN Y REMISIÓN DE LAS FACTURAS

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir facturas:

 Por las entregas de bienes y prestaciones de servicios incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del IVA.

 Por los cobros anticipados que perciban, antes de efectuar las entregas o la prestación del servicio (excepto en los cobros anticipados intracomunitarios).

 Por las entregas intracomunitarias y por las exportaciones.

 En las entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.

Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación salvo cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, en cuyo caso podrán expedirse dentro del plazo de un mes contado desde la entrega o la prestación del servicio.
En todo caso las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. Ello supone una limitación en el tiempo de expedir la factura cuando el destinatario es empresario o profesional.

Toda factura deberá ser remitida a su destinatario en el mismo momento de su expedición, o bien, cuando el destinatario sea empresario o profesional que actúe como tal, en el plazo de un mes a partir de la fecha de su expedición.